ASSET Tv se complace en presentar esta semana una de las entrevistas más esperadas, lograrla fué todo un reto debido a la disponibilidad de este importante personaje, hoy día en muchas de nuestras organizaciones productivas, es protagonista fundamental en la gestión de nuestros activos productivos.
Un Súper héroe es el producto de una política de mantenimiento reactiva practicada en cualquier organización productiva, estas personas se convierten en seres imprescindibles para la empresa, ellos pierden su vida social y familiar ya que deben tener disponibilidad 24 X 7 para atender las necesidades de mantenimiento que naturalmente requieren nuestros activos para poder funcionar eficientemente a lo largo del ciclo de vida de los mismos, en el fondo son personas comprometidas con la organización, pero el mismo sistema los convierte en los todo poderosos de la organización, todos los admiran, no tienen vida social, no han visto crecer a sus hijos, pero tienen un estatus muy importante dentro de la empresa, se ha llegado a ver casos donde prácticamente son los administradores de lo que se produce o no ya que el sistema de activos físicos se mimetiza con ellos, se alinea a sus poderes, a lo que ellos piensa, convirtiéndolos en una pieza fundamental e insustituible dentro del proceso productivo.
Es así como nos encontramos generalmente inmersos en una cultura donde un gran porcentaje del tiempo se están desarrollando actividades fuera de programas debido a fallas , por lo que vemos como un departamento que debería en base al desarrollo tecnológico trabajar bajo una cultura planificada y tener bajo control las fallas de los activos, se ha convirtiendo en los apagafuegos, asumiendo el nombre del ya conocido grupo de Súper héroes denominado la liga de la justicia en vez de la organización de mantenimiento.
Este pequeño articulo tiene como objetivo y basado en nuestra experiencia, mostrar el impacto que la cultura del mantenimiento reactivo puede tener en nuestra gente, en nuestro proceso o yendo mucho más allá en nuestros negocio, esto por el alto impacto que tiene la confiabilidad de los sistemas en el costo del ciclo de vida de un activo, para ello desarrollaremos una conversación ficticia con algunos de ellos, por lo que cualquier parecido con la realidad seria mera coincidencia.
Inicia un día cualquiera de 2019, el día esta soleado, nuestra entrevista se realizará en un escenario no diferente a cualquier empresa típica de producción de América latina, es un bonito día para producir al máximo, según lo conversado con nuestro personaje entrevistado acordamos hacerlo bien temprano para no interrumpir su rutina diaria.
Tomé todas las precauciones para poder estar en la empresa bien temprano, según lo acordado para iniciar la entrevista, pasa una media hora desde la hora señalada y el personaje no aparece, me inquieta un poco la situación y pregunto por el entrevistado, la respuesta que recibo fue textualmente la siguiente: "Señor, la persona que solicita hoy va a venir un poco tarde, ya que ayer hubo una falla inesperada que lo obligó a quedarse hasta las 6 de la mañana de hoy, prácticamente va saliendo a su casa, pues se estaba asegurando que los equipos funcionaran nuevamente para poder seguir produciendo, hubo un alto impacto en producción y ellos son los indicados para poner nuevamente la planta a producir, espéralo hasta la tarde que no deben faltar así llueva, truene o relampaguee ellos siempre están disponibles para atender las necesidades de mantenimiento de nuestra organización".
En vista de la situación, solicite al departamento encargado, específicamente a la Gerencia de relaciones publicas, que me permitieran con alguno de los técnicos de mantenimiento en el área efectuar un recorrido por las instalaciones para conocer la planta, hablar con la gente y de esa manera esperar pacientemente las horas que me aguardaban.
Mientras caminaba por la planta me llamó la atención los siguientes aspectos:
• Existen altos niveles fallas repetitivas que impactan seriamente en la capacidad de producción de las plantas.
•Se evidencia la falta de un plan de mantenimiento preventivo a nivel de los equipos y planta en general.
•No existe o está desactualizada la base de datos de los equipos de las plantas.
• No se dispone o se encuentra inoperativo un sistema informático para registrar la gestión de mantenimiento.
• El monitoreo de algunos indicadores de desempeño deben ser completados y calculados manualmente tras la búsqueda y dedicación de un esfuerzo considerable de tiempo para su cálculo.
• Existen zonas de responsabilidades solapadas entre operaciones y mantenimiento, lo cual conlleva a la existencia de actividades de mantenimiento necesarias que no son ejecutadas. Esto sugiere la revisión de las descripciones de puestos y responsabilidades del personal.
• Avanzado nivel de deterioro a nivel de los sistemas eléctricos e instrumentos.
• No se evidencian controles para la generación de órdenes de trabajo.
•Existen mermas importantes en la capacidad de producción de las plantas, lo que genera pérdidas de oportunidades de venta de productos por indisponibilidad del aparato productivo.
Continuo ahora el recorrido por la planta acompañado y establezco un dialogo muy cordial y franco con mi acompañante:
YO: ¿ Esa falla que ocurrió anoche es la primera o ya han ocurrido en otras ocasiones?
MANTENEDOR 1: Ah si, eso es normal, afortunadamente existimos los mantenedores, aquí hay un alto nivel de fallas repetitivas que impactan seriamente la capacidad de producción de las plantas, pero aquí estamos nosotros dispuestos a toda hora, sábado, domingo, madrugada, semana santa, incluso navidad... en fin, sin nosotros, esto sería un desastre.
Un poco impactado por la manera tan franca e inocente que la persona me respondió aquella pregunta proseguí mi conversación. Estábamos entrando al área de producción y se evidencia en el ambiente la falta de planes de mantenimiento preventivo a nivel de los equipos y planta en general, por lo que hago una segunda pregunta.
YO: ¿Existen planes de mantenimiento preventivo?
MANTENEDOR 1: Si existen, esos planes están aquí desde hace mas de 20 años que tiene la planta, sin embargo le voy a ser sincero, no se aplican, por que hemos estado pidiendo mas gente para poder hacerlo ya que no nos da tiempo atender tantas cosas que hay que hacer aquí, para poder mantener los equipos arriba. Pero los jefes no quieren seguir gastando dinero.
Continué mi camino cada vez más intrigado, por lo que aproveche el paso por la zona de operaciones para hablar con algunos compañeros de mantenimiento que se encontraban atentos a la continuidad operacional de las maquinas, esperando por si fallaban atenderlas inmediatamente y de manera en "espera proactiva", de verdad fueron muy atentos a mi siguiente pregunta:
Me hizo mucho ruido el concepto de "espera proactiva", por lo que pregunte:
YO: ¿ Qué es una espera proactiva? ¿Por que razón están aquí viendo el arranque de la planta?
MANTENEDOR 1: Esto es lo que llamamos una "espera proactiva" para reducir el tiempo de respuesta y caerle inmediatamente a la falla si ocurre y que la producción no se vea afectada mucha.
YO: ¿ Y que pasa si no falla?
MANTENEDOR 1: Esa es la idea, que no falle, mi jefe. Pues de allí vamos a desayunar y ver que cosas se pueden hacer para terminar de ganarnos el día.
YO: ¿Cuántos activos productivos tienen en esta planta? ¿saben en que condición están?
MANTENEDOR 1: Hermano hágame una pregunta más fácil, exactamente, exactamente no te lo podemos decir, pero mas o menos son bastantes, en cuanto a la condición los equipos están mas o menos, algunos fallan muchos y hay otros que casi no fallan, desde que yo llegué aquí hace unos dos años hemos intentado actualizar una base de datos que hizo un pasante pero realmente no hemos podido.
YO: En cuanto al sistema de mantenimiento (CMMS), ¿Que usan para generara las ordenes de mantenimiento, en cual se apoyan?
MANTENEDOR 1: ¿Que es un CMMS?
YO: Es una herramienta computacional o software, que se utiliza para generar las ordenes llevar el control del histórico de mantenimiento, poder calcular indicadores y registrar la información de lo que se hacen y establecer un base de datos historia donde soportar los análisis de confiabilidad.
MANTENEDOR 1: Si, existe uno que creo que se llama TAP, pero eso nadie lo usa en mantenimiento, eso es muy complicado, básicamente lo usan los de administración para llevar y registrar pagos y cosas administrativas.
YO: ¿Cómo hacen con el cálculo de los indicadores de gestión?
MANTENEDOR 1: Eso es una locura todos los últimos de cada mes, tenemos que dar carreras tratando de conseguir la información, al final inventamos un número, para que el jefe este contento.
Ya transcurrida unas dos horas, nos informan por alta voz que el líder de mantenimiento que estábamos esperando para efectuar la entrevista, ya había llegado y que me estaba esperando para atenderme, por lo que de inmediato nos dirigimos a las oficinas del departamento a su encuentro a fin de poder culminar esta importante entrevista con uno de los líderes de mantenimiento.
Después de saludarlo y conversar un poco de la experiencia de la noche anterior, establezco la primera pregunta:
YO: ¿Cómo se siente siendo el responsable de mantenimiento en esta empresa?.
MANTENEDOR 2: De verdad muy comprometido, nos hemos montado al hombro esta empresa, sin nosotros definitivamente sería muy difícil producir, ya que aquí los equipos fallan mucho, nuestra gerencia nos aprecia muchísimo, por que prácticamente vivimos aquí, con decirte que yo casi no he visto crecer a mi hija, ya va a ser una señorita y yo vivo metido aquí, eso me gusta por que uno se siente importante y la gente te respeta por que prácticamente uno es la vida de esos equipos.
YO: Ustedes saben que hay maneras de eliminar las fallas y asegurar de alguna manera la continuidad operacional de los equipos y que ustedes dejen de hacer el mantenimiento reactivo?
MANTENEDOR 2: Estimado no diga eso ni en juego, usted sabe lo que yo me gano aquí, gracias a Dios por la fallas, si me las elimina no se que haríamos, además la lealtad del departamento de mantenimiento con el proceso es clave, nosotros estamos aquí 24x7, la gente de operaciones nos respeta y somos su mano derecha, aunque a veces les reclamamos por que muchas de las fallas es por culpa de ellos o por que compras esta supliendo los repuestos mas baratos que encuentra en el mercado y su calidad es muy baja, les interesa más comprar lo barato, no entienden que lo barato sale caro.
YO: ¿Han escuchado hablar de la Gestión de activos? de la Ingeniería de Confiabilidad? del Análisis del costo de ciclo de vida?
Si hemos escuchado por aquí han venido algunos consultores a dar charlas sobre el tema, pero eso no funciona eso es pura moda, además primero tiene que convencernos a nosotros como mantenedores para poder entrar aquí.
En ese momento suena el teléfono de la oficina y es un requerimiento de emergencia acaba de fallar un recipiente a presión, hubo una fuga de producto altamente inflamable al ambiente, hubo un conato de incendio y nuevamente la organización de mantenimiento, debe resolver este difícil momento. Así que como inició esta conversación con una situación reactiva la cerramos con una igual. Nos despedimos de nuestro Super héroe quien conoce los detalles para salvaguardar las vidas, la producción y continuar para siempre apoyando la gestión de producción.
Fin de la entrevista y reflexión
Aún cuando existen experiencias y estándares expresamente creados y desarrollados para convertir la organización de mantenimiento en la actividad con mayor aporte de valor al negocio, vemos hoy día a muchas empresas que no han entendido claramente como debe formarse una organización de mantenimiento, cuales son sus roles claves y peor aún piensa que mantenimiento es apagar fuegos, lo cual considero es una filosofía válida, pero de seguro no es la más rentable para el negocio ni para la calidad de vida de las personas que allí laboran.
Todo lo anteriormente expuesto es 100% viable si dejamos de creer en cuentos de caminos, si dejamos de creer el marketing y el ultimo grito de la moda, todos los años vienen temas nuevos, espejitos nuevos que nos llevan a perder tiempo y dinero, en mis 29 años de experiencia en este mundo, nada pero nada de lo que hagamos funcionara si no existen bien establecida una organización de mantenimiento alineada a cuatro roles fundamentales, diagnóstico, planificación, programación y ejecución de mantenimiento y alineada e integrada a toda la organización y juntos alineados al logro de los objetivos estratégicos del negocio, no importan si produzco sillas o construyo plantas nucleares, realmente esto es la base de todo lo que queramos construir.
La cultura reactiva del mantenimiento a mi manera de ver las cosas obedece a dos grandes razones, en primera instancia el desconocimiento de las empresas y sus directivos de las diferentes herramientas, tecnologías de diagnostico o ensayos no destructivos, así como la evolución que en los últimos años ha presentado la Ingeniería de Confiabilidad, y como segundo aspecto la falta de liderazgo para incorporar los cambios culturales que hacen falta para pasar de una cultura plenamente reactiva (posicionada a principios del siglo pasado y que se ha mantenido a lo largo de todos estos años) a una cultura del mantenimiento proactiva, apuntalada en la tecnología para evitar las consecuencias de las fallas, mas que las fallas en si ya que definitivamente los costos asociados al mantenimiento reactivo, pueden estar entre 3 y 4 veces mas que hacerlo preventivo.
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