Organización de mantenimiento, a imagen y semejanza del ser humano


Aún cuando tenemos como organización de mantenimiento mas de 100 años de evolución, como lo pudimos apreciar en mi articulo Mantenimiento Ayer, Hoy y Mañana, Conociendo nuestro pasado para afrontar los retos del futuro: (https://www.linkedin.com/pulse/mantenimiento-ayer-hoy-y-mañana-conociendo-nuestro-robinson-josé?trk=mp-author-card), cuando desde 1990 se creó la North American Maintenance Excelence Award (EEUU), con el objetivo principal de impulsar la calidad y competencia en el uso de las “10 mejores prácticas” así como su divulgación, intercambio estrategias y beneficios derivados de su implementación.


La figura muestra las 10 mejores practicas establecidas por North American Maintenance Excelence Award.

Aún cuando existen experiencias y estándares expresamente creados y desarrollados para convertir la organización de mantenimiento en la actividad con mayor aporte de valor al negocio, vemos hoy día a muchas empresas que no han entendido claramente cómo debe formarse una organización de mantenimiento, cuáles son sus roles claves y peor aún piensa que mantenimiento es apagar fuegos, lo cual considero es una filosofía valida, pero de seguro no es la más rentable para el negocio, en este sentido cuando nos ha correspondido auditar procesos, visitar empresas por cualquier razón de orden técnico vemos con frecuencia presentes muchas de las siguientes características, las cuales son indicadores de organizaciones de mantenimiento con deficiencias o discapacitadas :

  • En conversaciones con el equipo de gerencia se puede palpar la preocupación por una disminución importante en la capacidad de producción de la planta, lo cual generalmente conlleva al incumplimiento de las metas de producción y mas preocupante aún pérdidas de oportunidades de venta de producto por indisponibilidad del aparato productivo.

  • Existen un alto nivel de fallas repetitivas que están impactando seriamente en la capacidad de producción de la planta.

  • No se evidencian controles para la generación de órdenes de trabajo, se observan algunos formatos, pero se sospecha por el nivel de actividades fuera de programas debido a fallas, que un porcentaje muy alto de recursos y tiempo del personal de mantenimiento dedicado a mantenimiento correctivo.


  • Existe el monitoreo de algunos indicadores de mantenimiento que deben ser completados y calculados manualmente tras la búsqueda y dedicación de un esfuerzo considerable de tiempo para su cálculo.

  • Existen zonas de responsabilidades solapadas entre operaciones y mantenimiento, lo cual conlleva a la existencia de actividades de mantenimiento necesarias que pueden no ser ejecutadas. Esto sugiere la revisión de las descripciones de puestos y responsabilidades del personal.

  • Existen planes de mantenimiento cargados al sistema de mantenimiento, sin embargo están divorciados de las necesidades reales de los activos, generalmente la gente no sabe de donde salieron, ni quien los hizo, se sospecha que son planes recomendados por el fabricante de los equipos, diseñados para salvaguardar la imagen del fabricante y no alineados a mitigar los modos de fallas que en la actualidad están presentes en el contexto operacional vigente.

  • Falta total de planeación de las actividades de mantenimiento, culturalmente existe La figura del “héroe” que salva a la organización cuando la planta queda detenida por una falla.

  • Existe un sistema de apoyo a la gestión de mantenimiento que se usa entre un 20 y 30% de su capacidad en el mejor de los casos, la información que se maneja en éste sistema, no es confiable y se encuentra desactualizada. No existe un catalogo de fallas establecido e implementado que permita homologar los criterios de conformación de la base de datos de información de mantenimiento.

  • Se desconoce la importancia de cada equipo para el proceso

  • Mantenimiento desconoce el plan de ventas y compromisos de producción, solo esta a la orden de que alguien le pida su actuación, evidenciándose una mala alineación entre los objetivos del negocio y los objetivos de mantenimiento.

  • Se observa la existencia de un gran volumen de actividades de mantenimiento acumuladas y/o mal ejecutadas desde el punto de vista de calidad.


  • El consumo y destino de refacciones o repuestos no se registra ni controla, amen de contar con un almacén de repuestos con todo lo supuestamente necesario y no necesario también.

  • No hay un proceso de análisis de los problemas y fallas recurrentes y mucho menos se llega a las causas raíces organizacionales que los generaron.

  • La organización de Mantenimiento no cuenta con presupuesto propio, generalmente esta supeditado a la organización de operaciones y si lo tiene no es ejecutado con criterios de optimización y mucho menos dirigido hacia donde realmente hace falta. La organización de mantenimiento esta para complacer los caprichos del operador.

  • No se cuenta con un programa de mantenimiento basado en condición, y la incertidumbre en cuanto a la condición de los equipos reina en la organización.

  • No existen procedimientos técnicos de actividades, las instrucciones para efectuar los trabajos de mantenimiento tanto preventivo como correctivo son vagas y no se retroalimenta el sistema una vez ejecutada la actividad.

  • No se observa un plan de capacitación del personal encargado de las labores de mantenimiento y si existe ya se cortó el presupuesto debido a la crisis económica actual.

Si en nuestra empresa existen algunos de los síntomas anteriormente señalados es por que nuestra organización de mantenimiento no esta funcionando como debe ser y eso seguramente esta afectando de alguna manera la productividad y rentabilidad del negocio, en este sentido debemos entender que desde la organización de mantenimiento existe un porcentaje muy alto de responsabilidad en el proceso de optimización de los costos de producción, y no solamente eso, una organización de mantenimiento eficiente esta directamente relacionada con la rentabilidad de cualquier negocio productivo, en este sentido es fundamental contar con una organización de mantenimiento independiente de operaciones, alineada a los objetivos del negocio y con ese respaldo poder establecer el cumplimiento de los planes estratégicos de la organización.


El cuerpo Humano es una de las creaciones mas perfectas que existen y entender su funcionamiento puede ayudarnos a utilizar dichos conocimientos en nuestro que hacer diario, tanto en mantenimiento como en cualquier otro actividad, en lo personal pienso que una organizació de mantenimiento debe estar estructurada bajo las premisas de funcionamiento del cuerpo humano, seguidamente les expongo mis razones.


Los seres humanos tenemos cinco sentidos que nos sirven para conocer y relacionarnos con nuestro entorno, ellos son: el gusto, la vista, el olfato, el oído y el tacto. Estos sentidos están interconectados con el centro de operaciones que gobierna todo los que acontece en nuestro cuerpo es decir el Cerebro, en función de esas señales recibidas se desencadenan toda una serie de decisiones que permiten operar nuestro cuerpo de manera optima ante cualquier contexto externo.

La vista : Con los ojos percibimos la forma y el tamaño de los objetos y también a qué distancia se encuentran de nosotros. El órgano de la visión es el Ojo, el cual está encargado de detectar la luz y de enviarla al cerebro. Allí se interpreta y se reconocen los objetos y todo lo que nos rodea.

El olfato: es un sentido por el cual se perciben los olores. El órgano del olfato es la nariz. Por medio de las mucosas que se encuentran dentro de la nariz se recogen los olores y éstos luego van al cerebro, para ser interpretados. Es nuestro cerebro quien nos dice a qué huele algo.

El oído: es el órgano que nos permite escuchar, que se encuentra al interior de las orejas y de nuestra cabeza. El oído se divide en tres secciones: oído externo o pabellón de la oreja, oído medio y oído interno.

El gusto: es el sentido que nos permite reconocer los sabores de los alimentos, por medio de las papilas gustativas, que son pequeños bultos que se encuentran en la base de la lengua. La sensación que un alimento produce en el sentido del gusto se llama sabor. Los alimentos pueden ser dulces o salados, ácidos o amargos.

El tacto: es el sentido que nos sirve para sentir las cosas que tocamos. Con el tacto sabemos si un objeto es liso o rugoso, si está frío o caliente, si es blando o duro.

Adicionalmente el cerebro en función de las señales recibidas por los sentidos permite la movilidad de nuestra extremidades es decir manos y pies, y por ejemplo en caso de contextos peligroso desencadena acciones para cuidar nuestra integridad física, en fin desde el Cerebro y por medio de información recibida por nuestros sentidos se toman todas las decisiones de nuestra vida diaria. Se dice que cundo hay ausencia o desconexión de los sentidos con el cerebro, estamos en presencia de un ser humano con compromisos o discapacitado.


Al igual que el cuerpo humano cuanta con el cerebro para procesar información y actuar, una organización de mantenimiento debe contar con un órgano que permita evaluar el contexto interno y externo de la organización y del negocio, este rol debe identificar cuales son los compromisos de producción, debe identificar cuales son las oportunidades de generación de valor para el negocio, al mismo tiempo debe tener conocimiento de la condición del activo, cuales son las necesidades reales de mantenimiento del mismo y en función de estas entradas enviar las señales requerida para que el resto de los componentes actúen en consecuencia.



Este rol es Planificación de mantenimiento, su esencia a mi entender es determinar el Qué, y las fechas de ejecución de las actividades de Mantenimiento. Podemos definir el rol de Planificador como el proceso sistemático mediante el cual se determinan que actividades y cuales son los recursos requeridos a corto, mediano y largo plazo para la realización de un trabajo de Mantenimiento. Como objetivo principal debe garantizar la ejecución de los planes de mantenimiento que aseguren la continuidad operacional de los equipos o ubicaciones técnicas para cumplir con las metas de producción de acuerdo a los recursos disponibles.

La gestión de planeación debe mantener la visión sobre la Planeación operativa del negocio, alineando los recursos de mantenimiento hacia los equipos claves para el cumplimiento de los objetivos y compromisos medulares.

Una organización de mantenimiento sin planificación puede asimilarse a un ser humano con deficiencia cerebral, el cual no coordina las respuestas antes los diferentes estímulos que el cuerpo pueda estar recibiendo, poniendo en serio peligro la integridad de la organización e impactando muy seriamente la productividad y rentabilidad que el negocio requiere para ser competitivo en el mercado.


La planificación es un rol que requiere estar conectado a sensores que permitan identificar señales para que la organización de mantenimiento pueda llegar al activo no solamente mas deteriorado, sino al deteriorado que tiene mayor impacto en el negocio si ocurre una falla, en este sentido debemos mencionar otro rol de la organización de mantenimiento denominado, Ingeniería de mantenimiento, Inspección, diagnostico entre otros nombres conocidos en Latino América, su función principal es sentir, medir e identificar la condición de los activos, por esa razón y haciendo símil con el cuerpo humano esta organización corresponde a los sentidos, es decir es quien visualiza la condición de los activos mediante el uso de tecnología y ensayos no destructivos que permiten ver, sentir, olfatear, saborear la condición de los equipos y por medio de ellos identificar claramente la condición de cada activo y trasmitirla al cerebro o Planificación de mantenimiento, esa es su función mas importante mas no la única.


Podemos definir el rol de Ingeniero de mantenimiento como: el conjunto de filosofías encaminadas a definir las tareas de mantenimiento por las cuales se logra la confiabilidad y la mantenibilidad deseada, soportando técnicamente la función de Mantenimiento, mediante el seguimiento de la condición de los equipos e instalaciones y aplicando metodologías que permitan mejorar la confiabilidad operacional de los mismos.


Dentro de la gestión de mantenimiento, el rol de Ingeniería de Mantenimiento tiene bajo sus funciones básicas el diagnóstico y captura de condiciones de los equipos, adicionalmente es el ente encargado de validar la calidad del mantenimiento ejecutado de tal manera de servir de ente retroalimentador en cuanto al sistema de aseguramiento y control de calidad ejecutado, verificando que el activo recibió el mantenimiento necesario y recomendado para asegurar su continuidad operacional.


Una organización de mantenimiento sin el rol ingeniería de mantenimiento, es como un ser humano invidente, es decir es un ser humano disfuncional o con discapacidad que tiene limitado su potencial, generando esto en muchos casos que la organización de mantenimiento repare equipos que realmente no necesitan mantenimiento y en el peor de los casos dejando de reparar equipos que pueden tener impactos serios en la seguridad y continuidad de las operaciones, afectando negativamente la productividad y rentabilidad del negocio.


Debe existir en toda organización de mantenimiento bien establecida un rol que interconecte las decisiones que se toman en el cerebro o planificación con las manos quienes son los ejecutores finales, este rol es llamado programación de mantenimiento, haciendo un símil con las funciones del cuerpo humano diríamos que es la inteligencia, el razonamiento, el sistema muscular que prepara mueve y facilita todos los recursos para que las manos cumplan su función.


La esencia del rol de programación es determinar el cuando, y con qué de las actividades de mantenimiento. Podemos definir el rol de programador como el proceso mediante el cual se determina la fecha exacta de inicio y fin de un trabajo, de acuerdo a la disponibilidad de los recursos y en función de la disponibilidad del activo, tratando siempre de buscar el menor impacto en el negocio y teniendo siempre presente que los equipos están para producir y no para mantener.


El objetivo del rol de programador es priorizar los recursos humanos y materiales que se necesitan para ejecutar las actividades de mantenimiento que el activo necesita para cumplir los objetivos del negocio.


Dentro de la gestión de mantenimiento, el rol de Programación tiene bajo sus funciones básicas la materialización de las actividades fundamentales de mantenimiento, las cuales permitirán asegurar la disponibilidad de los equipos para producir y con ello apuntar a maximizar el desempeño y su rendimiento y de esta manera apoyar al objetivo corporativo de maximizar valor mediante la maximización de la producción asegurando la disponibilidad del equipo.

Una organización de mantenimiento sin programación es como un ser humano sin brazos, es decir la capacidad de ejecutar se vería seriamente afectada y de seguro no seria la manera mas optima de hacer las cosas.


Hacer llegar el mantenimiento requerido en cuanto a calidad y cantidad al activo, es elemental, al igual que el diagnóstico , la planificación y programación, la ejecución es el rol que finalmente materializa la acción de mantenimiento. Podemos definir el rol de ejecutor como el proceso mediante el cual se materializan las actividades de mantenimiento de forma efectiva y eficiente, permitiendo aumentar la productividad en la gestión del mantenimiento y cumplir exitosamente con los programas de mantenimiento establecidos para los equipos e instalaciones, el proceso de ejecución de mantenimiento es quien realmente toca el equipo que necesita mantenerse para asegurar la continuidad del mismo; es este rol que con su calidad asegurará el correcto desempeño y rendimiento de los equipos y de esta manera apoyar al objetivo corporativo de generar valor mediante la maximización de la producción asegurando la disponibilidad del equipo.


Una organización de mantenimiento sin ejecución, es un ser humano sin manos, es un ser incapacitado para ejecutar y asegurar el objetivo final de toda organización de mantenimiento que es asegurar que el activo cumpla a lo largo de su ciclo de vida la función para el cual él fue seleccionado. Adicionalmente la organización de ejecución de mantenimiento es un rol clave en el proceso de retroalimentación de las ordenes de mantenimiento, esto es determinante en cuanto a conocer el histórico de mantenimiento que permitirá a futuro al rol de Ingeniería de mantenimiento poder efectuar análisis históricos que permitan inferir en el comportamiento futuro de los equipos y tomar decisiones que aporten valor al negocio prediciendo el comportamiento futuro de los activos.


A mi entender la interrelación entre los cuatros roles debe ser el siguiente: Ingeniería alimenta con sus productos a Planeación, la salida de planeación alineada a la condición d los equipos y jerarquizada en función de sus impactos y compromisos de producción alimentará a Programación de mantenimiento, quien se encargará de la distribución de recursos para que finalmente Ejecución de mantenimiento llegue al equipo que mas necesita atención, aquí entra en juego dos elementos importantes el proceso de retroalimentación d ellas ordenes que debe efectuar mantenimiento para que se cierre el ciclo y el rol de Ingeniería de mantenimiento pueda efectuar análisis históricos así como el seguimiento a la calidad del mantenimiento y si el activo recibió lo que realmente requería.



En diciembre del año 2014 surge la norma española EN 16646 MANTENIMIENTO EN LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS FÍSICOS, esta norma europea presenta la gestión de activos físicos como un marco para las actividades de mantenimiento y su interrelación con las estrategias de gestión de activos de la organización.


También introduce la relación entre el plan estratégico de la organización y el sistema de gestión del mantenimiento y describe las interrelaciones entre los procesos de mantenimiento y todos los otros procesos de gestión de activos físicos.


Aborda el papel e importancia del mantenimiento dentro del sistema de gestión de activos físicos durante todo el ciclo de vida de un bien. Esta norma europea puede aplicarse para organizaciones de producción de todos los tamaños.


En el punto 5.5 Responsabilidades en la gestión del mantenimiento, establece que los requisitos de las actividades de mantenimiento no permanecen estables, sino que deben cambiar cuando cambian los entornos de negocio y tecnológicos. Por lo tanto, la función de mantenimiento debería evaluar continuamente sus objetivos y sus modos de funcionamiento y modificarlos cuando sea necesario. Esto implica la actualización de los planes de mantenimiento, desarrollo y reestructuración de recursos, evaluación de procesos y redefinición de los existentes.


La función de mantenimiento debería devolver información a las otras funciones de la organización acerca de las no conformidades de los activos respecto de los requisitos. Estas no conformidades pueden concernir, por ejemplo, a los objetivos de mantenimiento, las políticas de la organización, las soluciones tecnológicas o al funcionamiento del equipo. La función de mantenimiento también debería devolver información acerca de las prácticas de gestión de los activos físicos, sistemas de cooperación, gestión de los cambios y otras no conformidades que influyan en la utilización eficaz de los activos.


Como aspectos importantes la norma EN 16646 MANTENIMIENTO EN LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS FÍSICOS, estable como responsabilidades de la organización de mantenimiento las siguientes:


1. A nivel de Cartera de activos:


2. A nivel de sistemas de activos




3. A nivel de activos


Aspiro con este pequeño articulo que refleja mi experiencia en esta materia, servir de guía para que otras personas puedan iniciar el camino de construcción de su propia experiencia, solo pido me retroalimente a fin de que podamos hacer que juntos el conocimiento en esta materia evolucione y se fortalezca.


Cualquier duda o comentario, puedes contactarme por medio de mi correo personal: robinson.medina@gmail.com


Robinson Medina, Consultor Senior en Gestión de Activos, Confiabilidad e Integridad Mecánica.


REFERENCIAS

(1) https://jroman02.wordpress.com/2012/10/08/para-que-sirven-los-5-sentidos-del-cuerpo-humano/

(2) https://www.linkedin.com/pulse/mantenimiento-ayer-hoy-y-mañana-conociendo-nuestro-robinson-josé?trk=mp-author-card

(3) EN 16646 MANTENIMIENTO EN LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS FÍSICOS . Primera edición Año 2014.

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