¿SEGUIMOS PIDIENDO TRES COTIZACIONES Y COMPRAMOS LA MÁS BARATA?

Usar esta filosofía de adquisición de activos sin analizar el costo del ciclo de vida de dicho activo, puede impulsarnos en la realidad a comprar lo más costoso para el negocio, cuando solo analizamos el costo de adquisición.




Según la norma UNE-EN 60300-3-3 la metodología de Análisis del Costo del ciclo de vida se define como el proceso de análisis económico para determinar el costo del ciclo de vida del producto durante su ciclo completo de operación. (Adquisición o diseño , Instalación, Operación + mantenimiento y Desincorporación)


Esta parte de la Norma UNE EN 60300 proporciona una introducción general al concepto del análisis del costo del ciclo de vida y cubre todas sus aplicaciones.


Aunque el coste del ciclo de vida está compuesto de muchos elementos esta norma destaca particularmente los costos asociados con la confiabilidad y mantenibilidad del activo analizado. De acuerdo a este estandar el cálculo del costo del ciclo de vida es el proceso de análisis económico para determinar el coste total de adquisición, propiedad y desincorporación de un activo.


El objetivo principal es proporcionar criterios para la toma de decisiones financieras en cualquiera o todas las fases del ciclo de vida de un producto. Puede aplicarse al ciclo de vida completo del producto o a partes o combinaciones de diferentes fases de su ciclo de vida.


Es una metodología que nos ayuda a Identificar los costos que pueden tener mayor o menor influencia en el Costos del Ciclo de Vida del activo o pueden ser de especial interés para alguna aplicación específica.


En lo personal me gusta mucho el concepto que woodhouse 1999, le dio a esta metodología donde expone que es un proceso sistemático de evaluación técnico-económica, aplicada en el proceso de selección y reemplazo de sistemas de producción, que permite considerar de forma simultánea aspectos económicos y de confiabilidad, con el propósito de cuantificar el impacto real de todos los costes a lo largo del ciclo de vida de los activos ($/año), y de esta forma, poder seleccionar el activo que aporte los mayores beneficios al sistema productivo.


¿Cual es la interrelación existente entre una gestión de activos eficiente y la metodología de análisis del costo del ciclo de vida?


Cuando analizamos la interrelación existente entre una gestión de activos eficiente y la metodología de análisis del costo del ciclo de vida, propuesta por el documento Anatomía de la gestión de activos. Modelo IAM (Intitute de Asset management) nos damos cuenta la importancia que tiene la aplicación de la misma para la Optimización de inversiones de capital y planificación de sustentabilidad en la gestión del portafolio de activos, es una metodología clave para asegurar el desempeño sustentable, optimización de costos y riesgos en el proceso de gestión de los sistemas de activos y por ultimo y no menos importante la fortaleza que dicha metodología tiene para optimizar el costo de las actividades del ciclo de vida (Diseño o Compra, Operar, mantener y desincoporrar).


Esta metodología es fundamental en un sistema de gestión de activos eficiente, donde el objetivo de maximizar el beneficio del negocio sea realmente una prioridad. Ella se centra en analizar los costos asociados a cada una de las etapas del ciclo de vida DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, OPERACIÓN +MANTENIMIENTO Y DESINCOPORACIÓN.


Tomar decisiones de reemplazo o reparación de activos, adquisición de nuevos activos, sin efectuar un previo análisis del costo del ciclo de vida, puede conllevarnos, como lo muestra la fotografía a NO tomar en cuenta costos importantes durante el ciclo de vida que hagan que “lo barato salga muy caro”, como lo dice un famoso dicho popular.


Surge entonces la pregunta ¿Cómo ahorrar dinero en la etapa de operación y mantenimiento?


Lo más barato puede estar llevándonos a adquirir realmente lo más caro cuando analizamos el costo del ciclo de vida de un activo, debemos tomar en cuenta que el porcentaje de costos más alto en la vida de un activo, lo recibiremos de la etapa de operación y mantenimiento, en función de la experiencia, existen casos documentados donde dichos costos pueden representar entre un 70 u 80% del costo total del ciclo de vida, por lo que es sumamente importante identificar cuales son los factores que gobiernan el desempeño económica en esta etapa.


La metodología de ACCV funciona como un submarino, que permite a los analistas sumergirse y ver la magnitud real que puede tener un iceberg, todos entendemos claramente que un bloque de hielo de esta naturaleza solo muestra un 10% de su magnitud en la superficie, igualmente sucede con los costos, es el mismo efecto, solo estamos acostumbrados a ver los costos de adquisición, perdiendo de vista los costos asociados a la operación y mantenimiento, así como los asociados a la desincorporación, llevándonos esto generalmente a tomar las decisiones desde el punto de vista financiera menos convenientes para la organización, cuando analizamos el ciclo de vida completo del activo.


Todos los equipos y sistemas envejecen, por lo que a lo largo del ciclo de vida, existen dos elementos que debemos tomar en cuenta a la hora de adquirir de nuestros activos y que tienen una alta relación con su costo de compra, el primero es la confiabilidad del sistema, entendiendo confiabilidad a la probabilidad de que el equipo cumpla eficientemente su función en el tiempo, asegurándonos la mayor disponibilidad en el tiempo y con ello disminuir los impactos por producción diferida.


Como segundo elemento, debemos analizar la mantenibilidad de un equipo de acuerdo al Estándar UNE IEC 60300-3-10 La Mantenibilidad como característica, es la medición de la capacidad que tiene el Sistema de Gestión de Mantenimiento de una organización para restituir o reponer las funciones perdidas en un equipo por la ocurrencia de una falla o por la ejecución de un mantenimiento planificado. Un activo con una alta mantenibilidad es aquel que es fácil de mantener y reparar o también aquel que requiere el mínimo mantenimiento posible para operar de manera confiable.

En el diseño de un activo debe considerarse la forma en que sus componentes deben mantenerse, por tanto la mantenibilidad está afectada en primera instancia por las decisiones tomadas durante el diseño.


La mantenibilidad también es afectada por la eficacia de la organización de mantenimiento y es este proceso el que es susceptible de optimización, desde la estructura de mantenimiento o desde la competencia del mantenedor.

Este segundo factor es uno de los elementos que puede aumentar o disminuir la disponibilidad de un equipo y puede tener altos impactos en producción diferida, lo que nos lleva a la conclusión de que las grandes oportunidades para ahorrar dinero se concretan en la etapa de diseño o compra del activo, ya que una vez que lo adquiriste si el equipo por ser el más económico no se adapta adecuadamente al contexto operacional, vas a pagar con creces el ahorro de dinero que pudiste inocentemente pensar que te estabas ganando en la etapa de compra.


Finalmente podemos concluir, como aporte de este documento, que algunas de las decisiones en las cuales el proceso de ACCV aporta valor son las siguientes:

En la etapa de compra o diseño, es donde podemos seleccionar los activos que mejor desempeño tendrán en el ciclo de operación y mantenimiento, de manera tal que es aquí donde debemos eliminar el paradigma de comprar lo mas barato después de pedir tres cotizaciones, ese análisis ya demostramos que no funciona es ir a ciegas a una compra.

La metodología de ACCV es muy poderosa para:

  • la evaluación y comparación de enfoques alternativos de diseño y opciones tecnológicas de eliminación.

  • La valoración de la viabilidad económica de los proyectos/productos.

  • La identificación de los contribuyentes a los costos operativos y de mejoras efectivas de los mismos.

  • La evaluación y comparación de estrategias alternativas para el uso, operación, pruebas, inspección, mantenimiento de un activo.

  • La evaluación y comparación de los diferentes enfoques para la sustitución, rehabilitación/extensión de vida o desincorporación de los equipos envejecidos.

  • No siempre la opción mas barata es la que menor costo del ciclo de vida puede tener, por lo que a modo de seguridad, es recomendable siempre efectuar el análisis.

Aspiro con este pequeño articulo, servir de guía para que otras personas puedan iniciar el camino de construcción de su propia experiencia, solo pido me retroalimente a fin de que podamos hacer que juntos el conocimiento en esta materia evolucione y se fortalezca.

Cualquier duda o comentario, puedes contactarme por medio de mi correo personal: robinson.medina@gmail.com


Robinson Medina Núñez, Consultor Senior en Gestión de Activos, Confiabilidad de sistemas e Integridad Mecánica. Experiencia, creatividad e innovación a sus servicios.

Bibliografía

1. ISO 55001:2014, Gestión de activos. Sistemas de gestión. Requisitos

2. ISO 55002:2014, Gestión de activos. Sistemas de gestión. Directrices para la aplicación de la ISO 55001

3. Asset Management – an anatomy .Version 2 July 2014

4. Tesis de grado, maestría gestión de activos. Robinson Medina. 2015

5. UNE EN 60300-3-3 Análisis del Costo del ciclo de Vida. 2009

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